Гайд: Как оформить перенос отпуска приказом. Срок хранения приказов на отпуск

Приказ о переносе отпуска является неотъемлемым документом, который становится необходимым в случае, если работник или работодатель принимают решение изменить установленные даты отдыха. В данной статье мы расскажем вам, как правильно составить приказ, а также предоставим образцы для различных ситуаций.

Заявление о переносе отпуска может быть оформлено в произвольной форме. Однако, поскольку это официальный документ, в нем должны быть обязательные реквизиты:

• наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия;
• наименование должности и подразделения, в котором работает сотрудник;
• инициалы и фамилия заявителя;
• наименование документа — «заявление»;
• текстовая часть, включающая фразу «прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск».

Заявление также должно содержать указание причины, по которой потребовалось перенести отпуск на другое время (если перенос отпуска является обязанностью работодателя) и дату, на которую желательно перенести его начало. В конце заявления должна быть подпись сотрудника, ее расшифровка с указанием даты написания заявления.

Если сотрудник не знает, как написать заявление о переносе отпуска по графику, представленный ниже образец поможет сделать это правильно:

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Наименование должности руководителя организации]
[Инициалы и фамилия руководителя организации]

[Дата]
[Наименование должности и подразделения сотрудника]
[Инициалы и фамилия сотрудника]

Заявление

Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск с [указать начало оригинально запланированного отпуска] на [указать желаемую дату переноса начала отпуска]. Привожу следующую причину переноса: [указать причину переноса отпуска].

С уважением,

[Подпись сотрудника]
[Расшифровка подписи]
[Дата написания заявления]

Стоит обратить внимание, что причины переноса отпуска могут быть различными. Важно, чтобы сотрудник обязательно указал причину, при которой работодатель сможет счесть перенос уважительным. Аналогично оформляют заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам или в связи с больничным.

Если у сотрудника по уважительной причине изменились планы на время отдыха, он должен написать заявление на перенос отпуска на другую дату и адресовать его руководителю организации.

Если инициатором переноса является работодатель, ему необходимо направить письменное уведомление о переносе отпуска работнику с просьбой согласовать изменение даты отпуска. В этом случае работников заявление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью не требуется. Перенос ежегодного отпуска возможен только с согласия как работника, так и работодателя.

Чаще всего перенос отпуска осуществляется по желанию сотрудника. Компания обязана перенести даты отдыха специалисту в следующих случаях:

• если работник заболел во время отпуска;
• если работник исполнял государственные обязанности во время ежегодного отпуска;
• если работнику несвоевременно были выплачены отпускные или не было предупреждено о начале отпуска за две недели до его начала;
• если произошли другие обстоятельства, установленные законом или локальными нормативными актами организации.

Если сотрудник желает перенести отпуск, он должен написать заявление о переносе отпуска и указать причины такого решения. На основании заявления, кадровая служба выпускает нужный приказ.

Сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет это сделать, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел. Чтобы оформить перенос отпуска в связи с больничным, понадобится издать приказ.

В документе укажите:

• Ф. И. О., должность работника, структурное подразделение;
• основание переноса отпуска — временную нетрудоспособность работника;
• дату начала перенесенного отпуска.

Если такую дату еще не определили, можете указать, что определите дату по согласованию с работником; количество дней отпуска, которые переносите.

Учтите: перенос отпуска в связи с больничным на иную дату возможен лишь в случае нетрудоспособности самого сотрудника (абз. 2 ч. 1 ст 124 ТК). Уход за больным членом семьи, например, ребёнком, к такому случаю не относится. Но если перенос отпуска сотруднику для ухода за больным членом семьи прописали в локальном акте организации, то отпуск переносят и при болезни члена семьи (абз. 4 ч. 1 ст 124 ТК, письмо Роструда от 01.03.2012 № ПГ/4629-6-1).

Иногда возникают ситуации, когда сотруднику не удается пойти в отпуск в соответствии с установленным графиком из-за семейных обстоятельств. В случае, если работодатель проявляет понимание и соглашается выйти на встречу сотруднику, составляется приказ о переносе отпуска, на основании которого производятся изменения в графике отпусков. В приказе необходимо указать причину переноса - перенос отпуска по семейным обстоятельствам.

Работодатель обязан перенести годичный отпуск в связи с наступлением семейных обстоятельств, при условии, что такая возможность предусмотрена местным нормативным актом.
По просьбе работника, имеющего право на предоставление "удобного" отпуска, может быть осуществлен перенос отпуска по семейным причинам.

В остальных случаях решение о согласии на перенос отпуска по семейным обстоятельствам принимается работодателем.

Для документального оформления данной процедуры работник представляет заявление в произвольной форме, к которому желательно приложить необходимые подтверждающие документы.
На основании заявления работника, работодателем издается соответствующий приказ. Также вносятся соответствующие изменения в график отпусков и в личную карточку работника, при условии, что она ведется.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

При производственной необходимости работодатель имеет право попросить своего сотрудника перенести отпуск, если его отсутствие негативно повлияет на работу организации. В таком случае сотрудник должен использовать свой отпуск в период не позднее, чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. В приказе о переносе указываем причину - перенос отпуска по инициативе работодателя. Однако следует учесть, что данное правило имеет определенные ограничения, касающиеся отдельных категорий работников и государственных служащих. В случае возникновения производственной необходимости, работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости перенести отпуск и запросить его согласие на такой перенос. В случае, если работник соглашается, выносится соответствующий приказ.

Чтобы правильно оформить все документы для переноса отпуска, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного специалиста. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Приказ — обязательный документ, который подтверждает согласие сотрудника и работодателя на перенос отпуска. Поэтому без него не обойтись. Кроме того, на основании приказа вносят изменения в график отпусков. Сроки хранения приказов о переносе отпуска в законодательстве не закрепили. Вместе с тем, установили сроки хранения приказов о предоставлении отпуска.

Так, приказы на отпуск сотрудников с оптимальными и допустимыми условиями труда хранят 5 лет.

Срок хранения приказов на отпуск сотрудников с вредными или опасными условиями труда зависит от даты окончания делопроизводства по ним:

• 50 лет, если делопроизводство закончили после 1 января 2003 года;
• 75 лет, если до 1 января 2003 года.